Emploi Bordeaux (33). Contrat d’apprentissage (alternance) Apprenti-e assistant-e de direction (H/F)

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Emploi Bordeaux (33). Contrat d’apprentissage (alternance) Apprenti-e assistant-e de direction (H/F)
Posté le 23/06/2020

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Nature de l'emploi

CONTRAT APPRENTISSAGE

Durée du contrat

1 ou 2 ans en fonction du diplôme

 

Description de la mission

 

Direction : Secrétariat Général - Direction Déléguée aux Affaires Générales

Département : Logistique

Localisation géographique du poste : Bordeaux

Responsable de la négociation et de la mobilisation des moyens propres de l’ARS,  le Secrétariat Général coordonne l’activité de trois directions déléguées, dont la Direction Déléguée aux Affaires Générales (DDAG) qui a pour missions de : piloter et gérer les ressources logistiques et immobilières de l’Agence, d’élaborer, participer à l’élaboration, au suivi et à l’exécution du budget de l’Agence, gérer les achats et les marchés publics, mettre en œuvre une politique de documentation (ressources documentaires, archivage…), enfin de mettre à disposition une expertise juridique au profit de l’ensemble des directions.

 

Objectif du poste :

Assister le responsable et son département dans l’organisation quotidienne du travail. Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et notamment en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

Organiser la gestion et la mise à disposition des diverses ressources et moyens logistiques.

 

Partenaires institutionnels : Ensemble des services de l’ARS, DDCS, DRJSCS,

 

Rattachement hiérarchique : Responsable du département

 

 

Profil

 

Type de contrat : Apprentissage

 

Les dates de prise de fonction et de durée du stage pourront être ajustées  en fonction du calendrier de l’école.

 

Niveau d’étude : Baccalauréat / Bac +2 (DEUG/BTS/DUT/DEUST)

 

Domaine d’activité : Services généraux, logistique, assistanat

Activités principales :

Assister le responsable et son département dans l’organisation quotidienne du travail:
 

Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels ;
Traiter le courrier dans ses différentes étapes : entrées et sorties ;
Etre une personne-ressource sur l’activité et le fonctionnement du service en matière de logistique et moyens matériels ;
Participer à la gestion de la  boite fonctionnelle du service logistique (suivi des actions, archivage, enrichissement tableau d’activité) ;
Evaluer, signaler et orienter les urgences ;
Constituer des fonds de dossiers, rédiger des projets de courrier et de compte-rendu;
Alimenter des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques ;
Classer et archiver des documents, notamment numériques ;
Gérer la planification individuelle et collective mettre en forme le planning hebdomadaire des services généraux: les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions, les congés.

Participer à la gestion régionale des fournitures de bureau, du papier, des consommables informatiques, du petit matériel :
Recenser les besoins des différentes directions de l’ARS ;
Valider les précommandes ;
Contrôler la conformité et saisir le service fait sur le logiciel comptable ;
Assurer le suivi budgétaire par rapport à l’enveloppe allouée à cette activité ;
Approvisionner les services ;
Organiser la répartition de ces moyens, notamment par l’établissement de calendriers et de tableaux de bord ;
Gérer les locaux de stockage et le magasin ;
Mettre en œuvre la signalétique des portes de bureaux en rapport avec les différents mouvements ;
Gérer les cartes d’accès au bâtiment et  au parking du siège (création, modification et suppression de profil) ;
Participer à la gestion régionale du parc automobile ARS NA (enrichissement logiciels spécifiques, suivi administratif et comptable…) ;
Gérer les demandes de réservations de véhicules ;
Gérer les demandes de réservations de salles (Profil administrateur sur le logiciel) ;

Assurer un suivi des demandes de prestations conviviales en lien avec le département achats-commandes en lien avec les services ;
Assurer l’interface avec les prestataires ;
Contrôler la conformité des prestations.
 

Activités annexes :

Gérer les codes confidentiels des cartes carburant/péage ;
Contribuer au renfort du service courrier si besoin (gestion du courrier entrant/sortant, gestion des navettes…)
Gérer les distributeurs de boissons et denrées périssables (relations fournisseurs, remboursements, attribution de monnayeurs…)
Participer à l’approvisionnement et au suivi des consommables « accueil café »
 

Localisation du poste

Europe, France, Nouvelle-Aquitaine, Gironde (33)

Effectif du service

21

Informations complémentaires

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.

Quotité de temps de travail

Temps complet

Demandeur

Date de prise de poste souhaitée

01/09/2020


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