Emploi Bordeaux (33). CDI Secretaire medicale (H/F)

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Emploi Bordeaux (33). CDI Secretaire medicale (H/F)
Posté le 17/06/2020

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date limite de dépôt de candidatures: Mardi 30 Juin 2020, 17 heures délai de rigueur.

Merci de préciser dans votre courrier la référence de cette offre d'emploi: AVP n° 00238-12062020

1. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Poste seul

2. MISSIONS
 

  • Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
  • Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations…).
  • Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
  • Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.

3. ACTIVITES

1) Organisation de la prise de rendez-vous
. Accueil physique et téléphonique avec ouverture d’horaires de 9 h à 12 h 30 et 14 h à 16 h
. Prises de rendez-vous des consultations d’anesthésie pour les externes et pour les hospitalisés sur DX planning avec un temps adapté suivant l’indication chirurgicale
. Transmission à l’interne des consultations d’anesthésie à faire dans les étages du Pédiatrique
. Préparation des consultations
. Vérification des différents imprimés dans le bureau de consultations
. Demandes présence d’interprètes pour les consultations
. Scanner : anciennes fiches d’anesthésie, consultations d’anesthésie faites dans d’autres centres hospitaliers, résultats extérieurs
. Saisie courriers (pour consultations externes, courriers médicaux, courriers administratifs, certificats)
. Gestion des bilans pré opératoires
2) Gestion de la programmation
. Vacations de radio : impression des listes d’IRM et de TDM tous les matins et les apporter au bloc et les revérifier à 15 h 30 pour voir si il y a des modifications
. Préparation du staff du bloc du jeudi après-midi pour les interventions de la semaine suivante
. réservation par intranet de nuitées à la maison hospitalière pour les parents dont les enfants sont hospitalisés en ambulatoire
. Classement des consultations d’anesthésie et résultats dans les fiches d’anesthésie
Gestion fonctionnelle du service
. Messagerie électronique (réponses aux mails quotidiens, envoi des mails d’annulation des interventions, tri, sélection, création de courrier, diffusion des informations à des listes de contact, création de groupes trimestriels (à chaque changement d’internes)

  • Transfert à 14 h le téléphone wifi d’étoile sur le téléphone wifi de l’anesthésiste d’étoile l’après-midi (change tous les jours) et annulation à 9 h chaque matin du transfert
  • Réception et distribution du courrier
  • Gestion des commandes pour la reprographie et approvisionnements (feuilles d’anesthésie, différents imprimés pour bureau des consultations)
  • Commandes Lyreco

>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
 

  • Prise de notes, saisie, mise en forme de documents
  • Traitement des courriers
  • Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
  • Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance

4. ACTIVITES SPECIFIQUES :
X Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)
 Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
 Participation à l’activité universitaire
 Suivi/organisation de DU ou DIU (Diplôme Universitaire et Inter universitaires)
 Organisation des missions d’enseignement post universitaires/congrès/colloques
 Secrétariat du chef de pôle
 Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité

  • Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
  • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
  • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning, OPERA, Service Patient à la demande…)
  • Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
  • Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
  • Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement
  • S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement
  • Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical
  • S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
  • Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

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