Emploi Bordeaux (33). CDI Assistant.e formation (H/F)

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Emploi Bordeaux (33). CDI Assistant.e formation (H/F)
Posté le 08/06/2020

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Présentation de la société

Depuis 1949, l'Afpa est le premier organisme de formation professionnelle qualifiante. Plus de 8000 salariés la font vivre.

Description du poste

Afin d’accroître la souplesse et l’autonomie au sein des centres, la fonction d’Assistant Formation regroupe les postes d’assistant technique, d’assistant commercial, d’assistant sourcing-recrutement et d’assistant de gestion.

Cette fonction générique a pour objet de reconnaître un métier unique, celui dans lequel s’exerce l’ensemble des missions de support à l’activité de formation dans l’objectif d’une meilleure satisfaction du client (stagiaire ou financeur).

 

Ce métier peut, en fonction des besoins de l’organisation, avoir des rattachements hiérarchiques différents :

  • Rattachement auprès du Responsable Gestion et Services dans un centre de formation,
  • Rattachement auprès du Directeur Régional du Développement, si la mission de l’assistant formation est prioritairement commerciale et sous réserve que son action porte sur l’ensemble de la région.

En tout état de cause, les missions de l’assistant formation s’exercent en étroite et permanente collaboration avec le Responsable Formation et le Responsable de l’accompagnement des parcours. Il appartient au responsable hiérarchique de gérer la répartition des missions et la charge de travail qui y est associée.

Cette fonction comprend 3 grandes missions qui peuvent être exercées séparément : L’assistant formation contribue, en pool d’activités et de services, à la production et au développement de l’activité, en favorisant l’accès à l’ensemble des services du centre et le maintien des stagiaires en formation, par une gestion et un suivi administratif de proximité.

A ce titre, il peut conduire séparément chacune des 3 grandes missions suivantes :

1. Assistant formation en charge de la gestion administrative (AFG : Assistant(e) Formation Gestion) : A ce titre, il gère administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation. 

Pour ce faire, il :

  • Assure l’ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l’inscription et la convocation jusqu’au terme de leur parcours.

Prépare et gère : 

  • Les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs),
  • Le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas),
  • Les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires),
  • Assure la traçabilité de l’activité (enregistrement dans les SI internes /externes et les reporting correspondants),
  • Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération.

2. Assistant Formation en charge du recrutement des stagiaires et de l’accès des bénéficiaires aux services du centre (AFR : Assistant(e) Formation Recrutement). A ce titre, il/elle :

  • Accueille en lien avec ses activités, les publics et les partenaires,
  • Répond à leur demande en leur apportant une première information et en leur indiquant si nécessaire le contact, ou la marche à suivre à l’interne voire à l’externe, pour compléter leurs démarches,
  • Renseigne et aide les publics dans leur choix de formation, leurs droits à la formation et leurs besoins de services (en direct, contacts téléphoniques, mél…),
  • Participe à la planification et la mise en œuvre des actions de recrutement,
  • Anime des informations collectives, 
  • Réalise des actions de promotion de l’offre et de recherche de candidats pour optimiser l’occupation des places de formation et les dispositifs,
  • Participe aux salons, journées portes ouvertes, opérations de sourcing recrutement.

3. Assistant formation en charge de la commercialisation des produits (AFC : Assistant Formation Commercial. A ce titre il participe au développement du centre ou de son secteur d’intervention, il :

  • Gère un fichier clients, envoie des mailings, favorise la qualification et la transformation des contacts en clients, réalise des ventes (CPF, AIF …),
  • Oriente les clients ou prospects vers les équipes commerciales en fonction de leur demande,
  • Constitue des dossiers de formation, établit un calendrier de formation dans le cadre d’un dossier de financement ou d’un CPF,
  • Conseille et aide les publics à constituer un dossier de financement,
  • Met en œuvre les co-financements appropriés, établit les devis et conventions dans les SI internes et externes.
  • Spécifcité complémentaire : Commerciale

Profil du candidat

Après expérience et maîtrise complète de tous les domaines d’activités du poste : progression possible en classe 9

Interne : Posséder les compétences ou aptitudes nécessaires pour exercer cet emploi.

Externe : Niveau 5

Externe :  Expérience administrative et-ou commerciale de 3 ans minimum dans les secteurs de la formation et-ou de l’insertion professionnelle.


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