Emploi Tulle (19). CDI Assistant-e de direction (H/F)

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Emploi Tulle (19). CDI Assistant-e de direction (H/F)
Posté le 30/12/2021

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Merci de mentionner sur votre candidature que vous avez trouvé cette annonce sur www.emploi-nouvelle-aquitaine.frDate limite de candidature09/01/2022Mission/Activités

Définition du poste : Assister la Directrice départementale, la Directrice adjointe-Responsable de pôle, et le ou les médecins de la Délégation Départementale dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités de la Délégation Départementale en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers à l’échelle de la DD.

 

Activités essentielles :

  • Assurer l’organisation des agendas de la direction,
  • Gérer les déplacements, assurer le suivi des remboursements,
  • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile (réunions COMEX, CODIR, …),
  • Evaluer, signaler et orienter les urgences,
  • Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs, notamment en utilisant l’outil Elise (GEC/GED : gestion électronique du courrier et des documents),
  • Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,
  • Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels,
  • Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers, des notes…,
  • Planifier et organiser les différentes réunions ou commissions présidées par la direction en s’assurant de la présence des membres siégeant.

 

Activités annexes :

  • Assurer la gestion des dossiers des DH et D3S en lien avec la direction (recrutement évaluation intérim…),
  • Suivre les dossiers d’évaluation des directeurs d’établissements publics,
  • Assurer le rôle de correspondant-e local-e du département communication,
  • Assurer le rôle de correspondant-e local-e de la Direction des Ressources Humaines pour certains dossiers RH (campagnes d’entretien d’évaluation, d’avancement, …),
  • Gérer les fournitures et commandes et assurer le relais logistique en lien avec les sites de Bordeaux et Limoges,
  • Organiser les plannings CDA, et les congés en lien avec la direction,
  • Assurer le rôle de gestionnaire WANPA,
  • Assurer la coréférence d’ELISE,
  • Gérer la boite alerte si nécessaire et participer à la gestion de crise si besoin.

 

Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

 

Relations externes : Préfecture, Conseil Départemental, services de l’Etat, professionnels de santé, établissements et services sanitaires et médico-sociaux du département, institutions.

 

Spécificités du poste / Contraintes :

  • Contraintes horaires.

Rattachement hiérarchique : Directrice départementale et Directrice adjointe en son absence

Compétences

                                                         

Connaissances :BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFSENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNELGESTION DE L’INFORMATIONTECHNIQUES DE RÉDACTIONSavoir-faire :COMMUNIQUERCONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENTPRIORISERRÉDIGERARCHIVERMETTRE EN FORME UN DOCUMENTSavoir-être :ÊTRE AUTONOMEESPRIT D’INITIATIVEFACULTÉ D’ADAPTATIONFAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

SENS DE L’ORGANISATION

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Formation

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.


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