Emploi Bordeaux (33). CDI Assistant-e de direction (H/F)

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Emploi Bordeaux (33). CDI Assistant-e de direction (H/F)
Posté le 20/11/2021

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Merci de mentionner sur votre candidature que vous avez trouvé cette annonce sur www.emploi-nouvelle-aquitaine.fr

Date limite de candidature19/12/21

Mission/Activités

Définition du poste : Placée/placé auprès de la directrice et, le cas échéant, d’autres membres de l’équipe de direction, elle/il l’assiste dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Activités essentielles :

  • Assurer l’organisation des agendas de la direction,
  • Gérer les déplacements de la directrice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction,
  • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition de la directrice en temps utile,
  • Evaluer, signaler et orienter les urgences,
  • Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs, et sous l’application Elise,
  • Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,
  • Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels,
  • Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…
  • Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez-vous dont CODIR DG, CODIR DD33,
  • Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires,
  • Gérer le planning des astreintes,
  • Gérer le planning de la Cellule Départementale d’appui (CDA),
  • Assurer la fonction de Correspondant-e RH pour la DD33 (avancements/promotions, entretiens d’évaluations, gestion des absences, planification des congés de la DD33) ; de correspondant-e logistique et achats ; de correspondant-e déplacements pour la DD33.

 

Relations internes : Ensemble des directions de l’agence.

 

Relations externes : Préfectures de la région ; Représentants des professionnels de santé et des établissements, services de l’Etat, Etablissements et Services Sanitaires et Médico-sociaux de la Gironde, Collectivités territoriales, organismes d’Assurance Maladie.

 

Spécificités du poste / Contraintes : contraintes horaires, travail en binôme avec une autre assistante et travail en collaboration avec les autres assistantes de la délégation départementale.

 

Rattachement hiérarchique : Directrice départementale et Directrice adjointe

 

Compétences

                                                                  

Connaissances :BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFSENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNELGESTION DE L’INFORMATIONTECHNIQUES DE RÉDACTIONSavoir-faire :COMMUNIQUERCONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENTPRIORISERARCHIVERRENDRE COMPTERÉDIGERSavoir-être :AISANCE RELATIONNELLERÉACTIVITÉDISPONIBILITEÊTRE AUTONOMEESPRIT D’INITIATIVEFACULTÉ D’ADAPTATIONFAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

SENS DE L’ORGANISATION

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Formation

Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine.


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