Emploi Niort (79). CDI Assistant(e) de direction (H/F)

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Emploi Niort (79). CDI Assistant(e) de direction (H/F)
Posté le 12/01/2021

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Merci de mentionner sur votre candidature que vous avez trouvé cette annonce sur www.emploi-nouvelle-aquitaine.fr

Date limite de candidature 01/02/2021 avec l’objet suivant : RECRUTEMENT/CAF79

Contexte

La ville de Niort est située dans le sud du département des Deux-Sèvres, à 50 minutes en voiture de la Rochelle et de la côte atlantique. Elle se trouve à la convergence de deux autoroutes?: l’A10 (Paris-Bordeaux) et l’A 83 (Nantes et Bordeaux) permettant de joindre Nantes ou Bordeaux en 2 heures. En outre, le TGV atlantique place Niort à moins de 2 heures de Paris.

La Caf des Deux-Sèvres est un organisme privé de 145 salariés qui assure une mission de service public dans les domaines de l’enfance, la jeunesse, la parentalité, l’insertion, l’animation de la vie sociale et du logement. Elle verse des prestations sociales et familiales à 61 000 allocataires et propose une offre de service sur les territoires en lien avec des partenaires (services de l’Etat, conseil départemental et autres collectivités territoriales, associations…).

La Caf des Deux-Sèvres recrute un(e) assistant(e) de direction.

Mission/Activités
  • Assurer un haut niveau de qualité de service et contribuer à mener à bien des opérations et des projets ;
  • Avoir un rôle d’aide à la prise de décisions ;
  • Savoir alerter et réagir avec pertinence aux situations d’urgence ;
  • Assurer la gestion des informations sensibles et confidentielles ;
  • Contribuer à la valorisation de l’image de la Caf.

 

Missions principales

  • Assurer l’interface entre la direction et ses interlocuteurs : gestion de l’accueil physique et téléphonique, et orientation des différents interlocuteurs de l’équipe de direction.
  • Préparer et suivre les dossiers transverses de la direction : constitution des dossiers de l’équipe de direction, vérification et préparation des parapheurs, suivi et respect des échéances, identification et suivi des signatures des contrats et courriers stratégiques de la direction, organisation de la traçabilité et de l’archivage des informations, prise en charge de dossiers spécifiques et de missions particulières à l’initiative de la directrice.
  • Faciliter la gestion quotidienne de l’activité de l’équipe de direction : gestion de l’agenda et de la messagerie électroniques de la directrice, organisation des déplacements, prise de rendez-vous, organisation des réunions pour les agents de de direction, recherche de documentation/information nécessaires à l’activité de l’équipe de direction, tri/classement et ventilation du courrier dans les départements/services.
  • Contribuer à la gestion des relations avec les instances de la gouvernance interne et externe : organisation des conseils d’administration et des commissions préparatoires, gestion de l’intranet dédié aux administrateurs et rédaction des procès-verbaux de différentes instances internes (en particulier conseil de direction élargi et comité d’encadrement) dans le respect des échéances. Suivi des relations avec les partenaires externes de la direction.
  • Participer à la communication interne : organisation des évènements en lien avec la direction et réalisation de supports de présentation
  • Assurer une gestion administrative des activités du secrétariat de direction : rédaction des procédures de travail inhérentes au secrétariat et proposer, adapter et faire évoluer les modes opératoires dans une démarche d’amélioration continue du service, gestion des stocks, commande des fournitures, traitement des problèmes administratifs courants.
Compétences

Savoirs :

  • Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe.
  • Maitrise des techniques de prise de notes et de rédaction synthétique.
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, environnement Office 365).

Savoirs faire :

  • Fortes capacités d’anticipation, de polyvalence et d’organisation en tenant compte des délais et échéances
  • Capacité de coordonner qualité et rapidité.
  • Analyser une situation complexe et mettre en œuvre des solutions adaptées,
  • Rechercher des informations sur les fichiers, bases documentaires et applicatifs inhérents à son domaine d’activité,
  • Savoir rechercher et obtenir les informations auprès des services internes en mobilisant le cas échéant des expertises particulières.

Savoirs être :

  • Le (la) candidat(e) devra faire preuve d’autonomie, de méthode, de réactivité, de disponibilité et maîtriser les solutions informatiques liées à son métier.
  • Il (elle) devra faire preuve de rigueur, de curiosité, d’esprit d’initiative et de force de proposition.
  • Fortes qualités relationnelles pour créer un climat de confiance et de dialogue
  • Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec les autres services
  • . Discrétion, calme et patience.
  • Respect de la confidentialité
Formation

Formation bac+2 de préférence dans le domaine « assistant(e) de direction / manager ».

Vous justifiez idéalement d'une expérience dans cette fonction.

Conditions particulières

Les dossiers de candidatures devront comprendre :

  • une lettre de candidature,
  • un curriculum vitae mentionnant les coordonnées personnelles téléphoniques et mail,
  • une copie du diplôme demandé.

Les dossiers de candidature doivent être transmis uniquement par courriel à l’adresse et l’objet indiqués ci-dessous, au plus tard le lundi 1er février 2021 :

avec l’objet suivant : RECRUTEMENT/CAF79

Les candidat(e)s remplissant les conditions indiquées précédemment seront reçu(e)s en entretien, le 10 février 2021, par un jury composé de la directrice, la directrice financière, la directrice adjointe et de la responsable RH.

L'analyse des dossiers de candidature, un test écrit et l'entretien de recrutement sont les modes de sélection retenus sur ce poste.

La rémunération est fixée au niveau 5 A de la grille de classification des employés et cadres. Elle correspond à une rémunération brute de 1929,09 euros par mois (versée sur 14 mois).

Date de prise de fonction : le plus rapidement possible.

Contact

Personne à contacter pour toute précision sur le poste : Cécile BONAMY, directrice 


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