Emploi Chasseneuil-du-poitou (86). Autre Secrétaire (H/F)

Partager sur ...


Emploi Chasseneuil-du-poitou (86). Autre Secrétaire (H/F)
Posté le 20/12/2020

Postuler

Merci de mentionner sur votre candidature que vous avez trouvé cette annonce sur www.emploi-nouvelle-aquitaine.fr

Poste à pourvoir  le 09-03-21  Date limite de candidature le 16-01-21

Missions

Assurer le secrétariat et contribuer au bon déroulement des activités d’un service en assurant une assistance administrative, logistique et technique et des activités de gestion de proximité en lien étroit avec l’assistante de direction.

Activités
  • Assurer le secrétariat des membres de l’encadrement de la direction générale : gérer les agendas (prise de rendez-vous) et les plannings (absences, déplacements, réunions…). Effectuer un suivi et un contrôle des échéances.
  • Gérer les déplacements des personnels de la direction générale, l’émission des ordres de mission, la logistique liée à ces déplacements et la gestion des états de frais.
  • Apporter un soutien logistique et un appui sur le plan administratif et technique aux activités de la direction générale : gestion des commandes de la direction générale, gestion de bases de données (annuaire, organigramme…), contribution à la gestion de dossiers spécifiques, participation à des tâches ponctuelles.
  • Assurer, le cas échéant, l’instruction, le traitement et le suivi de dossiers spécifiques pour le compte de l’encadrement de la direction générale.
  • Assurer le traitement du courrier postal et électronique (départ et arrivée) : réceptionner, trier, enregistrer pour assurer la traçabilité et diffuser ou transmettre (bordereaux d’envoi) les courriers et les courriels. Gérer le suivi des parapheurs.
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du service, réceptionner et filtrer les appels, orienter les interlocuteurs internes et externes.
  • Assurer la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la valorisation, le classement et l’archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou dématérialisés mis à la signature.
  • Assurer le suivi des congés et des absences des personnels de la structure.
  • Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions et des rencontres au sein de la structure (convocation, ordres de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles…). Le cas échéant prendre en charge les comptes-rendus des réunions.
  • Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants (installation physique et matérielle, présentation de l’établissement, remise du livret d’accueil…).
Conditions particulières

Disponibilité nécessaire
Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité de la structure.
Respect des règles de confidentialité.

  • Profil recherché
Connaissances professionnelles

Connaissance du Statut général de la fonction publique 
Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance du projet de l’établissement
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des documents…)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…) utilisés dans la structure
Connaissance des principes et des outils de la culture numérique

Niveaux de qualification

BACCALAUREAT

Expérience professionnelle

Confirmé

Savoir-faire

Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins.
Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances
Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques et des applications informatiques spécifiques à l’activité
Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
Avoir une capacité rédactionnelle dans la langue française (techniques de l’expression écrite sur support physique ou dématérialisé). Savoir rédiger et mettre en forme des documents ; réaliser des synthèses
Maîtriser la communication orale
Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas
Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information
Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte

Savoir-être

Posséder l’aptitude à porter les valeurs de la structure.
Etre apte au travail en équipe.
Etre organisé et méthodique, rigoureux, fiable. 
Avoir le sens des responsabilités, de la confidentialité et le goût de l’initiative. Etre autonome.
Posséder une capacité d’adaptation, une aptitude à travailler dans des délais contraints, de la réactivité et une disposition à la prospective
Faire preuve de curiosité intellectuelle. 
Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, dialoguer, exposer des idées, argumenter en faisant preuve de la capacité de conviction, faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.

 


Ce site utilise des cookies permettant son bon fonctionnement, en poursuivant la navigation sur ce site, vous acceptez l'utilisation de ces cookies : En savoir plus